Reducerile de costuri au fost laitmotivul ultimilor ani, repetat în mod aproape obsesiv de şefii de companii. Au apelat la toate trucurile posibile astfel încât să aibă cheltuieli mai mici şi, poate cel mai des invocat, a fost externalizarea activităţilor care nu fac parte din nucleul central al afacerii. Când este cazul să căutăm ajutor în afara companiei?

Internalizare

AVANTAJE

Principalul avantaj al menţinerii tuturor activităţilor, inclusiv pe cele secundare, în interiorul firmei este acela că echipa cunoaşte compania, dinamica sa internă, iar angajaţii pot fi, prin urmare, mai implicaţi decât furnizorii externi.

Comunicarea între departamente este cu mult înlesnită atunci când toate activităţile sunt înglobate în aceeaşi companie.

Compania nu depinde de furnizori externi, ci doar de angajaţi, iar controlul asupra  activităţilor desfăşurate este complet.

DEZAVANTAJE

Menţinerea tuturor activităţilor sub o singură umbrelă implică un efort uriaş de coordonare, o echipă mare şi eforturi de susţinere financiară mai mari.

Atunci când toate activităţile companiei sunt internalizate apare un risc foarte mare de a avea mai mulţi angajaţi decât este necesar. Astfel, cresc costurile pentru companie.

Cu cât acoperiţi la nivel intern mai multe activităţi, cu atât vă asumaţi riscuri mai mari şi trebuie să rezolvaţi pe cont propriu orice problemă apare în sistem.

În fiecare an aveţi presiunea creşterilor salariale, pe care le eliminaţi dacă lucraţi cu un furnizor extern. Este mai dificil să relocaţi compania atunci când aveţi un număr mare de angajaţi care se ocupă de toate activităţile interne.

 

Externalizare

 Externalizarea presupune desprinderea unei companii de acele activităţi considerate secundare, care nu sunt direct implicate în derularea curentă a afacerii. Cu alte cuvinte, o firmă de contabilitate îşi poate externaliza cu uşurinţă activităţi precum mentenanţa IT sau recrutarea de personal, aşa cum o agenţie de publicitate poate lăsa în seama unor furnizori externi activităţi precum salarizarea sau contabilitatea.

 AVANTAJE

Adoptarea unei structuri organizatorice mai flexibile – mai puţini angajaţi înseamnă mai puţini oameni de coordonat, mai puţini oameni de plătit, de motivat, de evaluat. Redirecţionarea resurselor companiei spre activităţi mai importante. Acest avantaj nu trebuie pierdut din vedere, mai cu seamă într-o perioadă în care companiile nu îşi mai pot permite „luxul” de a aloca resurse şi energii pentru activităţi adiacente celei de bază. Externalizarea activităţilor secundare aduce, în majoritatea cazurilor, şi reduceri de costuri pentru companiile care apelează la aceste metode. Nu mai sunt plătite salarii pentru un anumit număr de angajaţi interni, contribuţii sociale, pachete de beneficii şi aşa mai departe. Sunt semnate, în schimb, contracte standard, iar sumele de plată sunt mai mici decât echivalentul cheltuielilor pentru salariile oamenilor care ar fi format  respectivul departament intern.

În termeni foarte simpli, externalizarea activităţilor care nu fac parte din nucleul de bază al companiei înseamnă şi mai puţină bătaie de cap. Este un efect direct şi firesc al unei organizaţii mai suple.

Prin externalizare aveţi acces la competenţe şi tehnologii specifice superioare celor pe care le-aţi putea crea în interiorul companiei. Pentru furnizorii la care apelaţi, serviciul de care aveţi nevoie este activitatea de bază, în a cărei perfecţionare au investit de-a lungul timpului. Astfel, aveţi certitudinea că vă lăsaţi pe mâna unor profesionişti.

DEZAVANTAJE

Pierderea, în timp, a competenţelor şi calificării în prestarea unor servicii, ceea ce ar putea apărea ca un minus în ochii unor potenţiali investitori externi.

Prin dependenţa de sursele externe, compania devine mai vulnerabilă.

Contractarea unui furnizor extern de servicii înseamnă concedierea angajaţilor interni care s-au ocupat până la momentul respectiv de activităţile secundare. Concedierile nu sunt niciodată simple, mai ales că există riscul apariţiei conflictelor de muncă şi al litigiilor.

În cazul în care încheiaţi colaborarea cu firma de outsourcing, apare presiunea de a găsi un alt furnizor, care să vă ofere condiţii avantajoase imediat. Altfel, toate activităţile externalizate sunt sistate, iar asta îşi poate pune amprenta asupra afacerii.